Stavy objednávek ve VirtueMartu a možnosti jejich úprav

Při zpracovávání objednávek od vašich zákazníků je zapotřebí používat několik rozličných statusů, aby zákazníci vždy přesně věděli, v jakém stavu je jejich objednávka. K tomu můžete samozřejmě použít několik již přednastavených stavů nebo si je ručně nastavit. Přičemž je důležité si uvědomit, že přednastavené systémové stavy není možné odstranit. Abyste práci se stavy objednávek lépe porozuměli, je důležité si zároveň projít i základní informace o statusech. Zejména, než se pustíte do vlastní administrace.

1. Přehled stávajících stavů objednávek

Jestliže se chcete podívat nebo si upravit stavy objednávek je samozřejmě nutné se přihlásit do VirtueMartu. Následně zvolte třeba sekci Ovládací panel v kartě VirtueMart (obr. 1).

(obr. 1) - Vstup do nastavení Virtuemartu.

 

Otevře se vám vlastní VirtueMart, kde je v levém postranním sloupci nutné zvolit v sekci Konfigurace možnost Stavy objednávky (obr. 2).

(obr. 2) - Vstup do sekce Konfigurace → Stavy objednávky.

 

1.1. Jazyková konstanta

Následně se vám otevře karta, kde přehledně vidíte všechny nastavené stavy objednávek (obr. 3). Levý sloupec této karty obsahuje ve svém výchozím nastavení předvolené stavy objednávek, které jsou tvořeny jazykovou konstantou uvedenou v závorce kapitálkami a názvem, který je vašim překladem. Zde záleží jen na Vás, jak si konstantu přeložíte, ale doporučujeme používat krátké a výstižné označení jako Vyřizuje se, Zaplaceno, Vyřízeno apod.

(obr. 3) - Výpis stavů objednávky.

 

1.2. Kód stavu objednávky

V druhém sloupci zleva je udáván Kód stavu objednávky, kde vidíte označení stavu objednávky v kódovém názvu. Tyto hodnoty sice zákazník při správném nastavení neuvidí, protože se mu zobrazí váš překlad, ale tento kód je velmi užitečným pomocníkem pro některé úlohy v oblasti technické konfigurace. Při vytváření vlastních statusů je možné použít hodnoty kódy A-Z, přičemž některé hodnoty jsou již obsazeny samotným VirtueMartem a nelze je tak již použít.

Ačkoli je možné vámi vytvořený status objednávky v budoucnu změnit, případně i smazat, nepoužívejte uvolněný kód objednávky znovu, protože se vám starší objednávky s přiřazeným statusem pod původním kódem přepíšou. Jako příklad si můžeme uvést situaci, kdy hodnota Z označovala status Zaplaceno, po nějaké době status již nepotřebujete a pod Z si uložíte hodnotu Zrušeno. Všechny starší objednávky se vám pak sami přenastaví ze Zaplaceno na Zrušeno, to je samozřejmě nežádoucí.

---

2. Vytvoření vlastního stavu objednávky

Pro vytvoření vlastního stavu objednávky je nutné si nejprve zkopírovat kořen jazykové konstanty , tedy její část, která je společná u všech jazykových konstant. Každý stav objednávky je tvořen pomocí kořene konstanty COM_VIRTUEMART_STATUS_ a následně je přidána přípona pro každý jednotlivý status.

Kořen neboli společný základ jazykové konstanty označuje nejprve systém, což je vyjádřeno spojením COM_VIRTUEMART pak oblast, kterou tato konstanta upravuje _STATUS_ a pak přidáte vlastní příponu pro novou metodu například PAID pro status zaplaceno. Celá jazyková konstanta pro stav zaplaceno pak bude následující: COM_VIRTUEMART_STATUS_PAID.

(obr. 4) - Společný kořen konstanty.

 

Použití totožné jazykové konstanty doporučujeme, protože to do budoucna může ulehčit práci třeba při filtraci statusů objednávek. Po zkopírování společného kořene konstanty (obr. 4), klikněte na zelené tlačítko +Nový. Následně se vám otevře karta Detaily stavů objednávky (obr. 5).

(obr. 5) - Detaily stavů objednávky.

 

• Název stavu
  Do řádku Název stavu objednávky vložte zkopírovaný kořen jazykové konstanty a přidejte vlastní koncovku, třeba pro stav zaplaceno se používá nejčastěji koncovka _PAID (obr. 5).
• Stav skladu
  V poli Stav skladu nastavte status podle toho, jak potřebujete propojit skladové informace. To je důležité zejména v případě, že máte na VirtueMart napojeny skladové zásoby. Více o statusech skladových zásob se dočtete níže.
• Barva stavu objednávky
  Následně se vyplňuje požadované podbarvení, tedy Barva stavu objednávky, pokud je tedy požadováno, jinak je možné nechat políčko s výchozím nastavením. Více o podbarvení se dočtete níže.
• Kód stavu objednávky
  Nyní je potřeba vyplnit kód stavu objednávky, zde je potřeba vyplnit zvolené písmeno, které nesmí být již obsazeno, pokud se pokusíte, k již existujícímu kódu přiřadit další status, nastavení se vám neuloží.
• Popis
  Následná pole jako je popis a vše níže již není potřeba nijak vyplňovat ani nastavovat a je možné je zanechat prázdné nebo ve výchozím nastavení. Nyní již máte vytvořený nový status objednávky, na který se můžete podívat třeba v přehledu objednávek.

2.1. Stav skladu a manipulace s vlastními zásobami

Uvědomujeme si, že v současné době velká část uživatelů sice nezpracovává své skladové zásoby ve VirtueMartu, takže mohou nechat nastavení ve výchozí poloze. Ale pokud máte nakonfigurovanou manipulaci se zásobami a používáte k jejich zpracovávání VirtueMart měli byste vždy nastavit řádek Stav skladu tak, aby to mělo požadovaný vliv na množství ve skladě. Při manipulaci se zásobami se VirtueMartu v ohledu na stavy objednávek se používají následující statusy:

• je k dispozici je status, který používáte, pokud se zboží vrací na sklad třeba při stornu
• rezervováno je status, který se používá při zaplacených objednávkách, u objednávek, které se vyřizují, prostě tehdy, kdy je ještě zboží fyzicky na skladě, ale není je možné si jej již objednat
• vyskladněno je status, který je vázán v ohledu k objednávkám se stavu vyřízeno nebo odesláno, tedy tehdy když již zboží není fyzicky ve skladu

2.2. Podbarvení stavů objednávky

Podbarvení stavů objednávky je velmi užitečnou funkcí, pokud potřebujete přehled objednávek zpřehlednit. To se hodí hlavně pokud používáte širší škálu stavů objednávek, na první pohled tak identifikujete objednávky vyřízené, zaplacené apod. Při podbarvení volte vždy rozličné odstíny, které jsou od sebe vzájemně dobře rozlišitelné, při splývajících barvách by tato funkce byla zcela zbytečná.

---

3. Vytvoření vlastního názvu statusu

V přehledu objednávek je nový status veden pod samotnou jazykovou konstantou (obr. 6), což je samozřejmě nežádoucí. Jak již bylo řečeno výše, samotná jazyková konstanta COM_VIRTUEMART_STATUS_PAID je tvořena společným kořenem v tomto případě COM_VIRTUEMART_STATUS a příponou _PAID. Je tedy potřeba tomuto statusu přiřadit vlastní název, respektive tento název vytvořit, aby odpovídal tomu, na co jsou zákazníci zvyklí a zároveň bude korespondovat s reálným stavem objednávky.

(obr. 6) - Náhled na propsanou konstantu v objednávkách.

 

Vraťte se tedy do karty Detaily stavů objednávky, zkopírujte celou použitou jazykovou konstantu (obr. 7).

 

Následně přejděte do záložky Rozšíření → Správce jazyků → Přepsání jazyka (obr. 8) a otevře se vám karta Přepsání jazyka, zde zvolte v prvním okně Vybrat jazyk a umístění možnost Czech (čeština) - Administrace (obr. 9), nejvhodnější je vždy vytvářet český název v sekci administrace, protože následně máte možnost tuto změnu propsat i do Veřejné části, a to zatržením jediného políčka. V případě, že byste vytvářeli český název pro danou jazykovou konstantu v sekci Veřejná část nelze ji už dodatečně propsat i do Administrace.

(obr. 9) - Volba jazyka a umístění.

 

Následně klikněte na zelené tlačítko +Nový a otevře se vám karta Nové přepsání (obr. 10) do pole Jazyková konstanta vložte zkopírovanou jazykovou konstantu a do pole Hodnota pak nastavte název tohoto statusu v češtině. Pokud vytváříte vlastní název statusu v administraci, můžete zakliknout, zda se má tento status propsat i do veřejné části. Následně klikněte na tlačítko Uložit a zavřít. Vrátíte se do karty Přepsání jazyka, kde už uvidíte uložený záznam. Pro kontrolu pak můžete znovu přejít do objednávek a podívat se roletku se statusy, kde se již místo konstanty bude zobrazovat vámi zadaná hodnota/název. Tímto jste vytvořili vlastní název statusu.

(obr. 10) - Nastavení názvu/překladu jazykové konstanty.

---

4. Nastavení upozornění zákazníka

Další velmi důležitou součástí při vytváření a správě statusů je nastavení, při statusů objednávek, při kterých má být zákazník či vy jako obchodník informován emailem. To je možné nastavit tak, že si zvolíte v horní liště sekci VirtueMart, následně Nastavení (obr. 11), pak zvolit kartu Objednávky (obr. 12), kde si můžete zvolit statusy, u kterých bude zákazníkovi odesílán email o změně stavu objednávky automaticky. Kromě nastavení emailů pro zákazníka si zde nastavujete i emaily, které máte obdržet vy jako obchodník.

 

Doporučujeme, abyste automatické emailové upozornění pro zákazníka nastavili pro následující statusy:

• čeká na potvrzení obchodníkem - tento email by měl zákazník obdržet ihned po vytvoření objednávky, aby věděl, že objednávka byla zdárně odeslána obchodníkovi
• potvrzeno/vyřizuje se - tento status by měl zákazníkovi předat informaci, že objednávku jste potvrdili a začali ji vyřizovat
• zaplaceno - tento status jistě očekává každý zákazník, který platí předem, protože požaduje informaci, že platba za objednávku byla řádně zaevidována
• storno - email se stavem storno potvrzuje informaci, že objednávka byla zrušena, a to z důvodu, že ji sám zrušil nebo byla zrušena po vzájemné dohodě z vaší strany

• vráceno - tento status se používá, zejména pokud zákazník zboží nepřevzal nebo odstoupil od kupní smlouvy, v praxi se však často používá jako pro storno tak i pro vráceno status storno

• odesláno/vyřízeno - tento email o změně stavu objednávky by měl být zákazníkovi odeslán, když je objednávka vyřízena nebo zabalena a čeká na přepravce

Tyto statusy si nastavíte v poli Stav objednávky pro odeslání emailu zákazníkovi.

 

Abyste si sami nemuseli neustále kontrolovat objednávkový systém je vhodné si nastavit statusy, o kterých budete i vy informováni emailem. Jedná se především o následující stavy objednávek:

• čeká na potvrzení prodejcem - tento email vás upozorní na novou objednávku, kterou je potřeba zákazníkovi potvrdit
• zaplaceno - tento status je důležitý, abyste věděli, že již můžete začít vyřizovat objednávku, která měla být uhrazena třeba přes platební brány

Tyto statusy si nastavíte v poli Stavy objednávek pro nastavení emailu prodejci.

---

5. Nastavení předmětu emailu

Dalším aspektem, kterému musíte věnovat pozornost je předmět odesílaného emailu zákazníkovi, protože ten je ve výchozím nastavení v nevyhovujícím stavu, protože je tvořen jazykovou konstantou, pro kterou je opět potřeba vytvořit vlastní název, a to jak pro konstantu shopper, tak i vendor. Tedy jak pro emaily, které jsou určeny zákazníkovi, tak i vám jako obchodníkovi.

Informativní emaily je nutné upravit pro každý status objednávky, i pro ty již přednastavené VirtueMartem, aby opět zákazníkovi nepřišel email v nevyhovujícím tvaru jazykové konstanty bez českého překladu.

5.1. Nastavení konstant v předmětu emailu

5.1.1. Jazyková konstanta shopper - konstanta pro emaily zákazníkům:

COM_VIRTUEMART_MAIL_SUBJ_SHOPPER_Z

je tvořena kořenem:

COM_VIRTUEMART_MAIL_SUBJ_SHOPPER_

a příponou „Kód stavu objednávky“ kterou jste si nastavili při vytváření statusu, najdete ji v sekci Stav objednávky viz (obr. 3). V tomto případě, tedy když vytváříte status zaplaceno, musíte na konci vložit jako příponu písmeno „Z“ viz (obr. 5).

5.1.2. Jazyková konstanta vendor - konstanta pro emaily prodejci:

COM_VIRTUEMART_MAIL_SUBJ_VENDOR_Z

je tvořena kořenem:

COM_VIRTUEMART_MAIL_SUBJ_VENDOR_

a příponou „Kód stavu objednávky“ kterou jste si zvolili při vytváření statusu, najdete ji v sekci Stav objednávky viz (obr. 3). V tomto případě, tedy když vytváříte status zaplaceno, musíte na konci vložit jako příponu písmeno „Z“ viz (obr. 5).

 

Tuto konstantu zkopírujte a vraťte se do záložky Rozšíření → Správce jazyků → Přepsání jazyka, opět se vám otevře karta Přepsání jazyka, kde znovu zvolte v prvním okně Vybrat jazyk a umístění možnost Czech (čeština) - Administrace.

Následně klikněte na zelené tlačítko +Nový a otevře se vám karta Nové přepsání do pole Jazyková konstanta vložte zkopírovanou jazykovou konstantu a do pole Hodnota pak nastavte požadovaný tvar předmětu emailu.

5.2. Proměnné v předmětu emailu

Při vytváření předmětu e-mailu je možné použít následující proměnné:

• Proměnná %3$s - je proměnná pro číslo objednávky.
• Proměnná %2$s - je proměnná pro cenu objednávky.

Do pole Hodnota tak napište například (obr. 13):

Objednávka %3$s v hodnotě %2$s byla zaplacena.

Jestliže pak zákazník vytvoří objednávku, která bude mít číslo ABC123 a s celkovou cenou 500 Kč, tak výsledný předmět emailu bude vypadat takto:

Objednávka ABC123 v hodnotě 500 Kč byla zaplacena.

(obr. 13) - Přepsání jazyka pro předměty e-mailu.

 

Následně klikněte na tlačítko Uložit a zavřít. Vrátíte se do karty Přepsání jazyka, kde už uvidíte uložený záznam. Postup opakujte i pro druhou konstantu zákazník/prodejce.

V praxi se můžete v e-mailech od VirtueMartu setkávat i s proměnou %1$s, která značí název e-shopu. Avšak tento název se pak nepropisuje jen do ověřovacího emailu, ale i faktury, pokud máte jen trochu odlišný název e-shopu od názvu firmy, nebudou tyto informace v pořádku. Vhodnější je tak tuto proměnnou nepoužívat.

Nyní již máte nastavený nový status k objednávce.